Навигация:
ГлавнаяВсе категории → П

Правила проведения совещаний


Правила проведения совещаний

Правила проведения совещаний — форма общения между руководителем и подчиненными, позволяющая обмениваться информацией, вырабатывать и принимать решения, координировать деятельность его участников, обучать и воспитывать подчиненных. П.п.с. помогают постоянно повышать их эффективность, уменьшать до необходимого минимума состав участников, сокращать продолжительность и повышать общую культуру их проведения. Подготовка совещаний включает планирование времени их проведения за соответствующий период, определение круга рассматриваемых вопросов (тем) и установление лиц, ответственных за подготовку и проведение каждого совещания. Периодически повторяющиеся совещания (еженедельные, ежемесячные) целесообразно проводить в одно и то же время.

Подготовка конкретного совещания включает: определение повестки дня, состава участников и продолжительности совещания, подготовку соответствующих материалов (доклада, проекта решения). В повестку дня совещаний не следует включать вопросы, не требующие коллективного обсуждения. Продолжительность совещания зависит от кол-ва обсуждаемых вопросов и времени, которое отводится докладчику и выступающим для ответов на вопросы и принятие решения. Как правило, наиболее эффективно совещание, продолжительность которого составляет от 20 — 30 мин (для оперативных совещаний) до 1,5 — 2 ч (для прочих), т.е. нерациональны как слишком короткие, так и чрезмерно продолжительные совещания. О продолжительности совещания и времени его окончания участникам должно быть сообщено заранее. Это важно для планирования работы не только участников совещания, но и всех тех, кто с ними связан по работе.
Состав участников совещания определяется его характером и повесткой дня. Участникам необходимо заранее сообщить повестку дня и предоставить время для изучения материалов, сбора необходимой информации, выработки своих предложений.

Важно начинать совещание в точно установл. время. Вначале важно напомнить его участникам о времени, которое на него отводится. Опыт показывает, что это позволяет уложиться в регламент, т.е. в отведенное на проведение совещания время. На совещании в соответствии с точным значением этого слова должна быть создана обстановка, позволяющая каждому участнику свободно высказать свое мнение, совет, предложение, которые должны быть внимательно выслушаны. При этом гл. внимание должно быть обращено на суть предложений, на их обоснование, имея в виду цель — вскрыть недостатки и найти правильное решение, позволяющее улучшить состояние дел. Особая роль принадлежит руководителю. Его задача — вести совещание, а значит вовремя реагировать на отклонения от темы, повторения одних и тех же предложений и доводов в разл. выступлениях.

Завершающей частью совещания является принятие решения, которое может быть принято на основе проекта, предварительно разработ. либо подготовл. комиссией, созданной на совещании. Возможна формулировка решения непосредственно руководителем. После внесения поправок решение совещания утверждается.



Похожие статьи:
Пылеулавливающее оборудование

Навигация:
ГлавнаяВсе категории → П

Статьи по теме:





Главная → Справочник → Статьи → БлогФорум